Gizlilik Politikası

Son Güncelleme: 24 Aralık 2025

Bu Gizlilik Politikası, Gümüşhane Üniversitesi'nin Mekan ve Entegre Yönetim Sistemleri MEKYİS çatısı altında (GÜMEKSİS) bünyesinde yer alan Mekan Yönetim Sistemi, Arıza Takip, Bilişim Bakım-Onarım, PDKS ve Etkinlik Yönetim modüllerinin kullanımı sırasında kişisel verilerinizin nasıl işlendiğini açıklamaktadır. Sistem, yalnızca yetkilendirilmiş personel ve ilgili birimler tarafından kurum içi amaçlarla kullanılmak üzere tasarlanmıştır.

Lütfen bu politikayı dikkatlice okuyunuz. Sistemi kullanarak, bu belgede açıklanan uygulamaları kabul etmiş olursunuz.

1. Toplanan Bilgiler

Sistem, modüler yapısı gereği farklı işlevleri yerine getirirken aşağıdaki veri türlerini toplayabilir ve işleyebilir:

• Kimlik ve İletişim Verileri: Personel adı, soyadı, kurum sicil numarası, e-posta adresi, telefon numarası ve bağlı olduğu birim bilgileri.
• Mekan ve Envanter Verileri: Ofisler, derslikler ve laboratuvarlara ait fiziksel özellikler, zimmetli demirbaş bilgileri ve 360° görüntüleme verileri.
• Arıza ve Bakım-Onarım Verileri: Bildirilen arızalara ilişkin detaylar, cihaz marka/model bilgileri, onarım süreçleri, değişen parça bilgileri ve teknisyen işlem logları.
• PDKS ve Mesai Verileri: Personel Devam Kontrol Sistemi (PDKS) kapsamında kartlı geçiş veya biyometrik sistemlerden alınan giriş-çıkış saatleri, izin ve görevlendirme kayıtları.
• Etkinlik ve Randevu Verileri: Kurum içi etkinlik talepleri, katılımcı sayıları, rezervasyon saatleri ve ilgili organizasyonel detaylar.
• Sistem Logları: Kullanıcı işlem kayıtları, erişim zamanları ve IP adresleri gibi güvenlik logları.

2. Bilgilerin Kullanım Amaçları

Toplanan bilgiler, üniversitemizin dijital dönüşüm hedefleri doğrultusunda yalnızca aşağıdaki amaçlarla kullanılır:

• Mekanların verimli yönetimi ve akademik/idari planlamaların yapılması.
• Arıza bildirimlerinin hızlı takibi, bilişim envanterinin yönetimi ve bakım süreçlerinin raporlanması.
• Personel mesai takibinin yapılması, fazla mesai veya izin süreçlerinin idari olarak yönetilmesi (PDKS).
• Kurum içi etkinliklerin, toplantı salonlarının ve ortak alanların rezervasyonlarının düzenlenmesi.
• Bilgi güvenliğinin sağlanması ve yetkisiz erişimlerin engellenmesi.

3. Bilgilerin Paylaşımı

GÜMEKSİS kapsamında toplanan veriler, üçüncü taraflarla paylaşılmaz, satılmaz veya kiralanmaz.

Veriler, yalnızca üniversite içindeki yetkili birimler (Bilgi İşlem Daire Başkanlığı, Personel Daire Başkanlığı, İdari ve Mali İşler vb.) arasında, işin gerektirdiği yetki matrisi çerçevesinde paylaşılabilir.

4. Veri Güvenliği

Sistem, üniversitemizin kurum içi güvenli ağında (Intranet) barındırılmakta olup, verilerin güvenliği için endüstri standardı güvenlik duvarları, şifreleme yöntemleri ve düzenli yedekleme prosedürleri uygulanmaktadır.

Kullanıcı hesaplarının güvenliği için güçlü şifre politikaları ve gerektiğinde çift faktörlü doğrulama yöntemleri desteklenmektedir.

5. Çerezler

Sistem, oturum güvenliğini sağlamak ve kullanıcı tercihlerini hatırlamak (tema seçimi, dil vb.) amacıyla zorunlu çerezler kullanır. Bu çerezler reklam veya takip amacı taşımaz.

6. Haklarınız

KVKK ve ilgili kurum içi yönetmelikler çerçevesinde; verilerinize erişme, hatalı kayıtların düzeltilmesini talep etme ve işleme faaliyetleri hakkında bilgi alma hakkına sahipsiniz.